Grundlage für die Befassung mit der Problematik „Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes in der Stadt Aschersleben“ und Erstellung eines entsprechenden Konzeptes war ein Antrag der CDU/FDP-Stadtratsfraktion (A/0129/2018).

In der Sitzung des Finanz- und Verwaltungsausschusses am 15.08.2018 wurde im Rahmen einer Präsentation die Organisation des bisherigen Sitzungsdienstes den Möglichkeiten eines vollelektronischen Sitzungsdienstes gegenübergestellt und die Kosten beider Varianten verglichen.

Derzeit werden die Drucksachen über die Software „Session Sitzungsdienst“ der Firma Somacos erstellt, abgestimmt und freigegeben. Die Erstellung der Tagesordnung erfolgt elektronisch, jedoch werden die Sitzungsunterlagen ausgedruckt und an die Gremienmitglieder in Papierform ausgefahren. Zwar gibt es seit mehreren Jahren die Möglichkeit, alle Sitzungsunterlagen über das Gremieninfoportal (SessioneNet) online einzusehen, jedoch wird von dieser Möglichkeit kaum Gebrauch gemacht.

Ein vollelektronischer Sitzungsdienst könnte über die mobile App „Mandatos“ auf Grundlage der bereits vorhandenen Software „Session Sitzungsdienst“ etabliert werden. „Mandatos“ bietet den Stadtratsmitgliedern eine digitale Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen sowie eine schnelle, einfache und komfortable Arbeitsmöglichkeit auf mobilen Endgeräten (Tablets). Dies drückt sich insbesondere in der Möglichkeit einer Volltextrecherche über alle Dokumente, im Anbringen persönlicher Markierungen und Kommentierungen sowie der Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen innerhalb der „Mandatos“-App auch „offline“ aus. Ein automatischer Datenabgleich (Synchronisation) hält die Daten auf dem aktuellen Stand, moderne Verschlüsselungsmechanismen gewährleisten die Datensicherheit und über eine sogenannte „Mobile-Device-Management-Lösung“ (MDM) erfolgt die Fernwartung der Geräte inkl. Sicherheitsupdates und der Möglichkeit im Falle des Verlusts oder Diebstahls die Daten von der Ferne zu löschen oder unbrauchbar zu machen.

Eine vergleichende Betrachtung der Kosten zwischen der bisherigen Arbeitsweise und dem vollelektronischen Sitzungsdienst konnte über einen Zeitraum von fünf Jahren keine Kostenersparnis nachweisen. Jedoch ist die bisherige Organisation und Arbeitsweise des Sitzungsdienstes im Hinblick auf den hohen manuellen Aufwand für die Erstellung und den Versand der Papierunterlagen, deren fristgerechter Zustellung sowie dem hohem Aufwand bei der eigenverantwortlichen Archivierung und Vernichtung der Unterlagen (Datenschutz) kritisch zu sehen.

Die im Stadtrat der Stadt Aschersleben vertretenen Fraktionen gaben der Verwaltung im Nachgang zur Präsentation weitere Hinweise, die in der Sitzung des Finanz- und Verwaltungsausschusses am 07.11.2018 diskutiert wurden. Insbesondere ging es um folgende Punkte:

-      Möglichkeit zur Nutzung vorhandener Endgeräte, welche im Rahmen anderer Mandate zur Verfügung gestellt werden

-      Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes zunächst nur die Stadträte

-      Berücksichtigung der Tabletgröße bei Entscheidung

-      WLAN-Verfügbarkeit

-      Gerätetyp

Weiterhin wurde der Wunsch geäußert, dass sich die Kommunale IT-Union (KITU) im Ausschuss vorstellt. Dies geschah in der Sitzung des Finanz- und Verwaltungsausschusses am 16.01.2019.

Die Arbeit mit einem Tablet unterscheidet sich stark von dem gewohnten Umgang mit Papier. Sie bietet diverse Vorteile, setzt aber auch die Bereitschaft voraus, sich auf eine andere Arbeitsweise umzustellen.

Durch die Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes soll der Prozess der Sitzungsvorbereitung, -betreuung und –durchführung rationalisiert werden. Eine Mischform der Zusendung von elektronischen Unterlagen und Papierunterlagen steht diesem Ziel diametral gegenüber, weshalb für eine effiziente Sitzungsvorbereitung ein Durchdringungsgrad von mindestens 80 % erforderlich ist. Im Idealfall werden die mobilen Endgeräte flächendeckend durch alle Stadträte eingesetzt. Um die absoluten Teilnehmerzahlen für den Einsatz mobiler Endgeräte quantifizieren zu können, ist eine verbindliche Unterschrift der Mandatsträger der Wahlperiode 2019 – 2024 zum Einsatz der „Mandatos-App“ auf mobilen Endgeräten unabdingbar. Diese gilt gleichzeitig als Einverständniserklärung zur elektronischen Einberufung zu den Sitzungen und der elektronischen Übermittlung der Sitzungsunterlagen gemäß § 1 Abs. 1 und 2 i. V. m. § 53 KVG LSA. Für den Fall der Etablierung des vollelektronischen Sitzungsdienstes ist mit jedem Mitglied des Stadtrates der Stadt Aschersleben eine Nutzungsvereinbarung abzuschließen.

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Oberbürgermeister

Beschlussvorschlag:

1. Der Stadtrat der Stadt Aschersleben beschließt die Einführung eines vollelektronischen Sitzungsdienstes für den Stadtrat und seine Ausschüsse der Wahlperiode 2019 bis 2024 auf Basis mobiler Endgeräte (Apple iPad mit „Mandatos“-App).

2. Der Beschluss wird nur wirksam, sofern 80 v.H. der Mitglieder des Stadtrates der Stadt Aschersleben der Wahlperiode 2019 – 2024 die Teilnahme am vollelektronischen Sitzungsdienst verbindlich erklären.