Sitzung: 04.09.2019 Finanz- und Verwaltungsausschuss
Vorlage: VII/0055/19
Damit wurde die Verwaltung beauftragt, einen
bis zum Beginn der nächsten Wahlperiode umsetzbaren Vorschlag zur Einführung
der papierlosen Stadtratstätigkeit vorzulegen, der sowohl mögliche
Kostenersparnisse als auch damit verbundene Risiken berücksichtigen sollte.
In der Sitzung des Finanz- und
Verwaltungsausschusses am 15.08.2018 wurde im Rahmen einer Präsentation die
Organisation des bisherigen Sitzungsdienstes den Möglichkeiten eines
vollelektronischen Sitzungsdienstes gegenübergestellt und die Kosten beider
Varianten verglichen.
Derzeit werden die Drucksachen über die
Software „Session Sitzungsdienst“ der Firma Somacos erstellt, abgestimmt und
freigegeben. Die Erstellung der Tagesordnung erfolgt elektronisch, jedoch
werden die Sitzungsunterlagen ausgedruckt und an die Gremienmitglieder in Papierform
ausgefahren. Es gibt seit mehreren Jahren die Möglichkeit, alle
Sitzungsunterlagen über das Gremieninfoportal (SessionNet) online einzusehen.
Ein vollelektronischer Sitzungsdienst kann
über die mobile App „Mandatos“ auf Grundlage der bereits vorhandenen Software
„Session Sitzungsdienst“ etabliert werden. „Mandatos“ bietet den
Stadtratsmitgliedern eine digitale Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen sowie
eine schnelle, einfache und komfortable Arbeitsmöglichkeit auf mobilen
Endgeräten (Tablets). Dies drückt sich insbesondere in der Möglichkeit einer
Volltextrecherche über alle Dokumente, im Anbringen persönlicher Markierungen
und Kommentierungen sowie der Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen innerhalb
der „Mandatos“-App auch „offline“ aus. Ein automatischer Datenabgleich
(Synchronisation) hält die Daten auf dem aktuellen Stand, moderne
Verschlüsselungsmechanismen gewährleisten die Datensicherheit und über eine
sogenannte „Mobile-Device-Management-Lösung“ (MDM) erfolgt die Fernwartung der
Geräte inkl. Sicherheitsupdates und der Möglichkeit im Falle des Verlusts oder
Diebstahls die Daten von der Ferne zu löschen oder unbrauchbar zu machen.
Da die Sitzungen nicht ausschließlich in den
mit WLAN ausgestatteten Sitzungssälen stattfinden und die Online-Verbindung zum
Ratsinformationssystem an den anderen Sitzungsorten nicht gewährleistet werden
kann, ist hier die Synchronisation der „Mandatos“-App vor der Sitzung
erforderlich.
Eine vergleichende Betrachtung der Kosten zwischen
der bisherigen Arbeitsweise und dem vollelektronischen Sitzungsdienst konnte
über einen Zeitraum von fünf Jahren keine Kostenersparnis nachweisen. Jedoch
ist die bisherige Organisation und Arbeitsweise des Sitzungsdienstes im
Hinblick auf den hohen manuellen Aufwand für die Erstellung und den Versand der
Papierunterlagen, deren fristgerechter Zustellung sowie dem hohem Aufwand bei
der eigenverantwortlichen Archivierung und Vernichtung der Unterlagen
(Datenschutz) kritisch zu sehen.
Die im Stadtrat der Stadt Aschersleben
vertretenen Fraktionen gaben der Verwaltung im Nachgang zur Präsentation
weitere Hinweise, die in der Sitzung des Finanz- und Verwaltungsausschusses am
07.11.2018 diskutiert wurden. Insbesondere ging es um folgende Punkte:
- Möglichkeit zur
Nutzung vorhandener Endgeräte, welche im Rahmen anderer Mandate zur Verfügung
gestellt werden
- Einführung des
vollelektronischen Sitzungsdienstes zunächst nur die Stadträte
- Berücksichtigung der
Tabletgröße bei Entscheidung
- WLAN-Verfügbarkeit
- Gerätetyp
Weiterhin wurde der Wunsch geäußert, dass
sich die Kommunale IT-Union (KITU) im Ausschuss vorstellt. Dies geschah in der
Sitzung des Finanz- und Verwaltungsausschusses am 16.01.2019.
Die Arbeit mit einem Tablet unterscheidet
sich stark von dem gewohnten Umgang mit Papier. Sie bietet diverse Vorteile,
setzt aber auch die Bereitschaft voraus, sich auf eine andere Arbeitsweise
umzustellen.
Durch die Einführung des vollelektronischen
Sitzungsdienstes soll der Prozess der Sitzungsvorbereitung, -betreuung und
–durchführung rationalisiert werden. Eine Mischform der Zusendung von
elektronischen Unterlagen und Papierunterlagen steht diesem Ziel diametral
gegenüber, weshalb im Idealfall die mobilen Endgeräte flächendeckend durch alle
Stadträte eingesetzt werden. Um die absoluten Teilnehmerzahlen für den Einsatz
mobiler Endgeräte quantifizieren zu können, ist eine verbindliche Unterschrift
der Mandatsträger der Wahlperiode 2019 – 2024 zum Einsatz der „Mandatos“-App
auf mobilen Endgeräten unabdingbar (Anlage). Diese gilt gleichzeitig als
Einverständniserklärung zur elektronischen Einberufung zu den Sitzungen und der
elektronischen Übermittlung der Sitzungsunterlagen gemäß § 1 Abs. 1 und 2 i. V.
m. § 53 KVG LSA. Mit den am vollelektronischen Sitzungsdienst teilnehmenden
Mitgliedern des Stadtrates der Stadt Aschersleben ist eine Nutzungsvereinbarung
zum Zeitpunkt der Endgeräteübergabe abzuschließen (Anlage). Damit
verbunden ist weiterhin eine Schulung zur Handhabung der Endgeräte und
Bedienung der „Mandatos“-App.
In
seiner Sitzung am 03.04.2019 fasste der Stadtrat den Beschluss zur Einführung
eines vollelektronischen Sitzungsdienstes für den Stadtrat und dessen
Ausschüsse der Wahlperiode 2019 bis 2024 auf Basis mobiler Endgerät (Apple iPad
mit „Mandatos“-App).
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Oberbürgermeister
Anlagen