Sitzung: 27.03.2019 Finanz- und Verwaltungsausschuss
Beschluss: Kenntnis genommen
Abstimmung: Ja: 5, Nein: 0, Enthaltungen: 2, Befangen: 0
Vorlage: VI/0637/19
Grundlage für die Befassung mit der
Problematik „Einführung des vollelektronischen Sitzungsdienstes in der Stadt
Aschersleben“ und Erstellung eines entsprechenden Konzeptes war ein Antrag der
CDU/FDP-Stadtratsfraktion (A/0129/2018).
In der Sitzung des Finanz- und
Verwaltungsausschusses am 15.08.2018 wurde im Rahmen einer Präsentation die
Organisation des bisherigen Sitzungsdienstes den Möglichkeiten eines
vollelektronischen Sitzungsdienstes gegenübergestellt und die Kosten beider Varianten
verglichen.
Derzeit werden die Drucksachen über die
Software „Session Sitzungsdienst“ der Firma Somacos erstellt, abgestimmt und
freigegeben. Die Erstellung der Tagesordnung erfolgt elektronisch, jedoch
werden die Sitzungsunterlagen ausgedruckt und an die Gremienmitglieder in
Papierform ausgefahren. Zwar gibt es seit mehreren Jahren die Möglichkeit, alle
Sitzungsunterlagen über das Gremieninfoportal (SessioneNet) online einzusehen,
jedoch wird von dieser Möglichkeit kaum Gebrauch gemacht.
Ein vollelektronischer Sitzungsdienst könnte
über die mobile App „Mandatos“ auf Grundlage der bereits vorhandenen Software
„Session Sitzungsdienst“ etabliert werden. „Mandatos“ bietet den
Stadtratsmitgliedern eine digitale Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen sowie eine
schnelle, einfache und komfortable Arbeitsmöglichkeit auf mobilen Endgeräten
(Tablets). Dies drückt sich insbesondere in der Möglichkeit einer
Volltextrecherche über alle Dokumente, im Anbringen persönlicher Markierungen
und Kommentierungen sowie der Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen innerhalb
der „Mandatos“-App auch „offline“ aus. Ein automatischer Datenabgleich
(Synchronisation) hält die Daten auf dem aktuellen Stand, moderne
Verschlüsselungsmechanismen gewährleisten die Datensicherheit und über eine
sogenannte „Mobile-Device-Management-Lösung“ (MDM) erfolgt die Fernwartung der
Geräte inkl. Sicherheitsupdates und der Möglichkeit im Falle des Verlusts oder
Diebstahls die Daten von der Ferne zu löschen oder unbrauchbar zu machen.
Eine vergleichende Betrachtung der Kosten
zwischen der bisherigen Arbeitsweise und dem vollelektronischen Sitzungsdienst
konnte über einen Zeitraum von fünf Jahren keine Kostenersparnis nachweisen.
Jedoch ist die bisherige Organisation und Arbeitsweise des Sitzungsdienstes im
Hinblick auf den hohen manuellen Aufwand für die Erstellung und den Versand der
Papierunterlagen, deren fristgerechter Zustellung sowie dem hohem Aufwand bei
der eigenverantwortlichen Archivierung und Vernichtung der Unterlagen
(Datenschutz) kritisch zu sehen.
Die im Stadtrat der Stadt Aschersleben
vertretenen Fraktionen gaben der Verwaltung im Nachgang zur Präsentation
weitere Hinweise, die in der Sitzung des Finanz- und Verwaltungsausschusses am
07.11.2018 diskutiert wurden. Insbesondere ging es um folgende Punkte:
- Möglichkeit zur
Nutzung vorhandener Endgeräte, welche im Rahmen anderer Mandate zur Verfügung
gestellt werden
- Einführung des
vollelektronischen Sitzungsdienstes zunächst nur die Stadträte
- Berücksichtigung der
Tabletgröße bei Entscheidung
- WLAN-Verfügbarkeit
- Gerätetyp
Weiterhin wurde der Wunsch geäußert, dass
sich die Kommunale IT-Union (KITU) im Ausschuss vorstellt. Dies geschah in der
Sitzung des Finanz- und Verwaltungsausschusses am 16.01.2019.
Die Arbeit mit einem Tablet unterscheidet
sich stark von dem gewohnten Umgang mit Papier. Sie bietet diverse Vorteile,
setzt aber auch die Bereitschaft voraus, sich auf eine andere Arbeitsweise
umzustellen.
Durch die Einführung des vollelektronischen
Sitzungsdienstes soll der Prozess der Sitzungsvorbereitung, -betreuung und
–durchführung rationalisiert werden. Eine Mischform der Zusendung von
elektronischen Unterlagen und Papierunterlagen steht diesem Ziel diametral
gegenüber, weshalb für eine effiziente Sitzungsvorbereitung ein Durchdringungsgrad
von mindestens 80 % erforderlich ist. Im Idealfall werden die mobilen Endgeräte
flächendeckend durch alle Stadträte eingesetzt. Um die absoluten
Teilnehmerzahlen für den Einsatz mobiler Endgeräte quantifizieren zu können,
ist eine verbindliche Unterschrift der Mandatsträger der Wahlperiode 2019 –
2024 zum Einsatz der „Mandatos-App“ auf mobilen Endgeräten unabdingbar. Diese
gilt gleichzeitig als Einverständniserklärung zur elektronischen Einberufung zu
den Sitzungen und der elektronischen Übermittlung der Sitzungsunterlagen gemäß
§ 1 Abs. 1 und 2 i. V. m. § 53 KVG LSA. Für den Fall der Etablierung des
vollelektronischen Sitzungsdienstes ist mit jedem Mitglied des Stadtrates der
Stadt Aschersleben eine Nutzungsvereinbarung abzuschließen.
Beschlussvorschlag:
- Der Stadtrat der Stadt
Aschersleben beschließt die Einführung eines vollelektronischen
Sitzungsdienstes für den Stadtrat und seine Ausschüsse der Wahlperiode
2019 bis 2024 auf Basis mobiler Endgeräte (Apple iPad mit „Mandatos“-App).
- Der Beschluss wird nur
wirksam, sofern 80 v.H. der Mitglieder des Stadtrates der Stadt
Aschersleben der Wahlperiode 2019 – 2024 die Teilnahme am
vollelektronischen Sitzungsdienst verbindlich erklären.